Los elementos de una buena recepción

 In Muebles para oficina DF

Un punto fundamental de cualquier empresa es la recepción. De cierta manera es tan importante como la oficina directiva, pues ambas son la cara que la marca le da al mundo. Si alguna de ellas falla, la compañía tendrá pérdidas considerables. Por lo tanto, al momento de designar los elementos y personal que trabajarán en una recepción, se debe hacer con mucho cuidado, pues esta será la impresión que clientes, proveedores y socios se llevarán de nuestra empresa y por lo tanto, definirá nuestras relaciones comerciales. Grandes negocios se han dejado de llevar por un manejo deficiente de la recepción.

Para fortalecer esta área dentro de tu empresa, en el artículo del día de hoy vamos a explorar una serie de recomendaciones que van desde la implementación de los muebles para oficina hasta cuáles son las competencias que debe tener un buen recepcionista. Como punto extra, estas sugerencias son aplicables en cualquier sector del mercado, por lo tanto, no importa si diriges una empresa de valores o una agencia de diseño, estos tips serán de gran ayuda para tu industria.

 

  • La uniformidad del diseño es vital para cualquier empresa, por lo tanto, si al interior buscas una imagen discreta, debe tener correspondencia con el área de recepción. Uno de los errores más comunes al momento de preparar estas zonas es que ponemos el mobiliario al azar o combinamos diversos estilos en un mismo espacio. Sin embargo, una imagen desbalanceada puede dejar una sensación de desorganización o poca capacidad de control de los elementos que conforman la empresa. La uniformidad del diseño proyecta una directiva segura de sí misma, que conoce su área de trabajo, y que además tiene plena conciencia de a dónde lleva su negocio.

 

  • Los muebles para oficina df en una recepción deben ser lo más prácticos posibles, y en ese sentido evitar la acumulación de archivos u objetos en esta zona tan delicada. Los básicos son un buen escritorio, lo más estilizado que se pueda, y una silla secretarial lo suficientemente cómoda para aguantar las jornadas de recepción. Lo que nunca debes pasar por alto es la disposición de una sala de espera, pues es bastante molesto llegar a una empresa en la que te hacen esperar pero ni siquiera ofrecen una silla, este panorama no sólo te deja ver a una empresa descuidada o con pocos recursos, sino también una falta de consideración por sus visitantes.

 

Una buena recepción también cuenta con una mesa y material de lectura para distraer a los visitantes mientras esperan. Otros empresarios son tan considerados que incluso ofrecen bebidas y refrigerios sencillos. Sin embargo, está opción sólo debe considerarse si tienes las características necesarias para el almacenamiento adecuado de los alimentos.

 

  • ¿Cuáles deben ser las tareas de una recepcionista? Últimamente, gracias a esta idea de que lo mejor es ser mutitask, nos vamos con la finta de que la mejor estrategia es tener a un empleado haciendo varias actividades, sin embargo, debemos tomar muy en cuenta que la persona encargada de la recepción debe concentrar sus fuerzas principalmente en la atención de los visitantes o las personas que llamen por teléfono. En muchas ocasiones, las instituciones ponen a una persona a atender labores de oficina avanzadas o demasiado demandantes e interfieren con su labor prioritaria que es la de atender la recepción.

 

Así, pensemos que las funciones más importantes de un recepcionista son las siguientes: atender el o los teléfonos, tener pleno conocimiento del organigrama para saber hacia quién dirigir cada uno de los asuntos que lleguen a sus manos, confidencialidad y discreción de los temas sensibles que puedan surgir en el trabajo diario, capacidad de respuesta así como resolver conflictos de manera eficaz sin que espere indicaciones, archivar la información de entrada y salidas de documentos de la empresa o el departamento a su cargo, la gestión general de las agendas a su cargo, así como distribuir, clasificar y verificar la entrega de toda la documentación y correspondencia entrante. Otro tipo de responsabilidades pueden ser dadas pero no serían tan prioritarias como las mencionadas anteriormente.

 

  • Higiene y organización. Como la recepción va a ser el primer lugar con el que se enfrentarán los visitantes (sea de forma física o telefónica) necesita estar en óptimas condiciones. Lo ideal sería elegir muebles para oficina df que sean fáciles de manejar y que su limpieza pueda hacerse en poco tiempo. Es responsabilidad del recepcionista verificar que su espacio de trabajo siempre se encuentre limpio y bien organizado desde la primera hora del día y al terminar su turno dejarlo lo mejor acomodado posible para comenzar la mañana sin ningún tipo de contratiempo. Al final, la higiene y organización le permitirá al recepcionista cumplir con sus funciones de manera mucho más eficiente.

 

  • Obviamente la recepción debe contar con el equipo básico para cumplir con la función que se la ha designado: una computadora con la paquetería para actividades administrativas, un conmutador con todas las líneas telefónicas enlazadas, una impresora con los insumos de impresión necesarios, artículos de escritura y papelería en general.

 

Aunque el trabajo del recepcionista puede verse como algo muy sencillo, en realidad no es así, se requiere de mucho profesionalismo y la capacidad de organización adecuada para poder cumplir con cada una de las tareas encomendadas. Por supuesto estos objetivos sólo se lograrán si se cuenta con muebles para oficina df de la más alta calidad.

En Galeo Muebles contamos con una colección diseñada específicamente para el montaje de recepciones, por lo que te garantizamos un espacio estético, práctico y al mismo tiempo sumamente funcional. Además nuestros modelos son adaptables a todo tipo de industrias o empresas, por lo que puedes tener la garantía de que con nuestros muebles, encontrarás justo lo que buscas.

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