Las sillas y las mesas: las herramientas necesarias para una buena secretaria

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Las sillas secretariales df son un elemento básico para el buen desempeño de una asistente administrativa. Forma parte de su imagen y es uno de los lugares en los que más tiempo va a pasar durante toda su jornada laboral por lo que es importante se cuente con una estructura ergonómica apta para su uso durante tiempos prolongados.

Las secretarias se convierten en una de las fuerzas imparables para el funcionamiento cotidiano de una empresa, pues su trabajo consta básicamente en atender y crear el ambiente adecuado para que el jefe de proyecto o de un departamento pueda realizar cada uno de sus compromisos, además de convertirse en uno de los apoyos principales con los que contará durante alguna emergencia.

En el artículo de hoy, vamos a repasar algunos de los puntos que necesitan ser cubiertos por una secretaria eficiente. Veremos que no sólo se trata de tener las actitudes adecuadas, sino también las capacidades, y por supuesto, que cuente con las herramientas para poder realizar su trabajo de manera adecuada.

  • El perfil adecuado para el sector empresarial donde labore. El apoyo que una secretaria nos puede otorgar va más allá de contestar el teléfono o hacer nuestras citas. Muchas veces, si el perfil profesional es la adecuada pueden involucrarse profundamente con cada uno de los proyectos que le toca atender. Pero la importancia de conocer muy bien el sector de donde trabaja es porque le va a permitir realizar las tareas más sencillas y complejas del despacho a su cargo. Por ejemplo, no es lo mismo redactar un informe de un bufete jurídico privado que el de una instancia de gobierno. Cada institución tiene sus propios formatos, lineamientos y reglas para presentar ciertos documentos, y si la secretaria no los conoce sólo puede entorpecer nuestro trabajo cotidiano.
  • Correspondencia con la imagen corporativa. Cada institución mercantil, privada o gubernamental cuenta con su propia identidad formada por los valores pero también por una diversidad de elementos visuales que comunican de manera inmediata estos conceptos. El espacio en donde trabaja nuestra asistente administrativa tiene que cumplir con esos rubros, pues es la primera en tener contacto con el mundo exterior, esto va desde la manera en cómo se viste (ya sea que use un uniforme o ropa propia) hasta los muebles que conforman sus espacio de trabajo (escritorio, computadora, sillas secretariales df).
  • Habilidades técnicas. Una secretaria que en los tiempos actuales es incapaz de manejar una computadora es rápidamente un candidato a desechar. En ese sentido, es responsabilidad de estas profesionales mantenerse al tanto de los softwares que regularmente se utilizan en una oficina, desde la paquetería básica de Microsoft Word, como algunos más específicos: InDesign, Adobe Reader, Illustrator, entre otros. También es importante tengan un buen dominio de las herramientas de trabajo digital en línea. Es muy común el uso de Skype, Dropbox, Google Drive, y otras herramientas de trabajo colaborativo en la red. Así, para los tiempos modernos, no es sólo importante que nuestra secretaria sepa usar una fotocopiadora o una impresora, sino que el nivel de exigencia aumenta y se necesita un sistema de competencias más elaborado.
  • Sentido de la responsabilidad y lealtad. Estos son dos de los valores más importantes que debe tener una secretaria y necesitan extenderse a varios aspectos de su trabajo. En un punto anterior ya habíamos comentado la necesidad de darle a nuestra asistente el espacio adecuado para trabajar, sin embargo va a ser totalmente responsabilidad de ella mantener sus escritorios, impresoras o sillas secretariales df en perfecto estado. Como ya mencionamos, forma parte de la imagen de la empresa, y por lo tanto tiene que ser sumamente impecable. Pero también tiene que contar con un alto sentido de la discreción y la lealtad, pues una de sus tareas va a ser el manejo de información sensible de la empresa: proyectos, contratos, avances, números telefónicos, correos electrónicos, contraseñas y otras cosas más en relación con su empresa o datos personales de sus jefes o los otros miembros del departamento. Debido a la importancia de esta información no se trata de un puesto que se le debe dar a cualquiera, por lo que será importante estar siempre atento a la manera en que la secretaría irá evolucionando su comportamiento y sus actividades dentro de la empresa.
  • Iniciativa profesional. Muchas veces, durante las jornadas laborales —sobre todo cuando hay presiones de tiempo o por la importancia del proyecto— surgen problemas que necesitan ser solucionados de la manera más rápida posible. Una secretaria capacitada y eficiente tiene un sentido de la iniciativa totalmente atento y no esperará a que su jefe le pida solucionar dicho problema. Esto le da cierta seguridad al coordinador del proyecto, pues tiene plena conciencia de que dentro de su equipo de trabajo hay alguien plenamente consciente de la protección y atención que se necesita para mantener las metas del departamento.

Estas son algunas de los requerimientos más comunes a tomar en cuenta al momento de realizar la búsqueda de una secretaria. ¿A usted se le ocurren otros más? ¿Cuáles cree que son las competencias básicas que debe tener una secretaria administrativa? Lo invitamos a compartir sus recomendaciones y opiniones en la sección de comentarios de nuestro blog.

Finalmente, lo invitamos a no dejar de visitar este blog, constantemente vamos a estar compartiendo información de interés relacionado con el buen funcionamiento de una oficina, así como detalles de nuestros productos de  mobiliario para oficina.

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¡Lo estaremos esperando!

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